Come definiresti una persona produttiva? Abbiamo quasi tutto conosciuto un amico che pur essendo sempre indaffarato, trasmette l’idea di essere una persona efficiente. Ad esempio il collega a lavoro che macina come un robot ora dopo ora, senza alcuna distrazione. Questo suo atteggiamento è frutto della disciplina oppure della capacità di svolgere mansioni in un tempo ridotto rispetto al normale?

Prima di definire cosa fa una persona produttiva, prima dobbiamo spiegare che cosa è la produttività. La nozione comune di produttività ci dice che è la capacità di svolgere dei compiti in modo rapido e efficiente rispetto al tempo impiegato dalla media delle persone. Vero, ma non del tutto completo. La vera produttività è probabilmente un concetto più raffinato e complesso: ovvero riuscire a fare in poco tempo delle operazioni che hanno un significativo impatto sulla mole generale del lavoro. Cioè dove il livello di efficienza è tale che non importa quanto tempo si è impiegato, ma il risultato finale. Pensiamo al costoso e lungo progetto Manhattan. Molti sono indotti a pensare che siccome gli Americani hanno sganciato la bomba nell’estate del 1945, il progetto o fosse stato repentino oppure molto lungo. Ebbene è durato quattro anni, ma i progressi fatti giorno dopo giorno hanno portato a un risultato eccezionale. La stessa cosa vale per lo sbarco sulla Luna. Pensate che abbiano trascorso 8 anni in test non produttivi, prima di arrivare sul suolo lunare? Non proprio. Quando perciò si va a verificare lo stato della propria produttività ci si deve domandare: le mansioni che stiamo svolgendo portano a un risultato concreto? Le azioni ripetute che mi toglieranno via tre ore, si potrebbero sostituire con una che pur impiegando 4 ore porta a un vero risultato?

Le regole per ottenere questo tipo di produttività sono poche, ma di sicuro affidamento.

Prima abitudine è la più decisiva: togliere via di mezzo dal nostro focus, dalla nostra concentrazione tutto ciò che ci destra e che non ha importanza. Ogni qualvolta stiamo per distogliere l’attenzione dal nostro compito, domandiamoci rapidamente se la distrazione ne vale la pena. Questo vale anche per le abitudini e le persone. Bisogna sempre aver a che fare con un obiettivo finale da tenere a mente. Nel lavoro in ufficio è sacrosanto evitare di navigare via web, di usare Facebook, YouTube, Twitter e tutto il tipo di distrazioni che ci distolgono dallo schermo, soprattutto con lo smartphone. Conosco uno scrittore professionista che mi ha detto che sostanzialmente il segreto del suo successo risiede nel fatto che quando scrive, stacca la connessione a internet. Inoltre bisogna standardizzare alcune operazioni. Se per lavoro si utilizza Skype, che ha una chat, meglio attivarla solo quando effettivamente serve, indicando un orario di massima per l’assistenza o la consulenza, che è quando la maggior parte delle mansioni sono state svolte.

Usa delle pause adeguate. Quando lavoro uso il metodo Pomodoro. Si tratta di un metodo basato su dei task brevi di 25 minuti, intervallati da due pause di 5 minuti. Per cui si impiega un’ora in modo efficace e senza distrazione, lasciando perdere tutto ciò che succede durante il task di lavoro effettivo. Ad esempio, scrivendo una relazione su Excel mi arrivano delle mail. Inutile bloccare il task e rispondere, meglio farlo durante i 5 minuti di pausa. Dopo una bella tirata di lavoro effettivo. Ottimizzare il tempo è fondamentale. Bisogna migliorare il sistema di produzione, riducendo gli sprechi, con un approccio che oggi verrebbe definito “lean”, sottile, senza sbavature e perdite di tempo e di spazio. In questo senso anche organizzare al meglio la propria scrivania può servire allo scopo.

La produttività in sostanza passa da piccoli perfezionamenti e scorciatoie, abbinate a una sana disciplina e a una volontà ferrea di non farsi distrarre per quel poco tempo necessarie per svolgere il nostro lavoro.